Politique de confidentialité

• Vos données servent uniquement à traiter votre demande, à vous recontacter et à protéger le formulaire contre les abus. Elles ne sont ni vendues, ni louées, ni cédées.
• Aucune case à cocher n'est nécessaire : nous traitons vos données parce que vous nous demandez d'étudier votre projet.
• Une demande qui n'aboutit pas à un contrat est anonymisée au plus tard six mois après sa réception.
• Le site ne contient ni publicité, ni outil de mesure d'audience, ni contenu de réseau social. Il n'utilise que des traceurs strictement nécessaires à son fonctionnement : aucun bandeau de consentement n'est donc affiché.

Les données personnelles collectées sur le présent site (ci-après « le Site ») sont traitées par Samuel Hilaire ZENTOU, entrepreneur individuel (EI), dénomination professionnelle Samuel Hilaire ZENTOU EI, nom commercial MRZ Society, marque exploitée : Hapsis Web Studio.

• SIREN : 107 415 218

Ci-après « nous » ou « l'exploitant ». Hapsis Web Studio et MRZ Society désignent l'activité d'une entreprise individuelle : il ne s'agit pas d'une société distincte de l'exploitant.

L'exploitant n'a pas désigné de délégué à la protection des données, cette désignation n'étant pas obligatoire au regard de son activité (article 37 du RGPD).

À qui s'adresse cette politique ? Aux personnes qui consultent le Site et à celles qui nous adressent une demande au moyen du formulaire de contact. Notre clientèle est composée de professionnels (artisans, commerçants, indépendants, TPE et PME) : les informations qui vous concernent personnellement (vos nom, prénom, adresse électronique ou numéro de téléphone, y compris professionnels) restent des données personnelles protégées par le RGPD.

Nous ne collectons que les données nécessaires aux finalités décrites à la rubrique « Finalités et bases légales ». Elles proviennent de trois sources.

Données que vous nous transmettez par le formulaire de contact

Lors de l'envoi, nous associons à votre demande une référence (communiquée à l'écran de confirmation), la date et l'heure de réception et la version du formulaire utilisée.

Ce que nous vous demandons de ne pas écrire. Les zones de texte libre servent à décrire votre projet. Merci de n'y indiquer ni données dites « sensibles » (santé, opinions politiques, religieuses ou syndicales, origine, vie sexuelle, etc.), ni informations relatives à des condamnations, ni données personnelles de tiers (clients, salariés) qui ne seraient pas nécessaires à la compréhension de votre besoin. Si de telles données nous parvenaient malgré tout, nous les supprimerions dès que nous en aurions connaissance, sauf si elles étaient indispensables au traitement de votre demande.

Données techniques liées à la sécurité du Site et du formulaire

Pour protéger le Site et le formulaire contre les envois automatisés (robots), les abus et les attaques, nous traitons automatiquement :

• votre adresse IP, ainsi que la date et l'heure de vos requêtes ;
• les données de connexion enregistrées par le serveur : méthode de la requête, page demandée (sans ses éventuels paramètres), code de réponse du serveur, taille et durée de la réponse ;
• les éléments de contrôle du formulaire : remplissage ou non de champs invisibles destinés à piéger les robots, délai de remplissage du formulaire (horodatage), nombre d'envois sur une période donnée, résultat d'un calcul de vérification effectué par votre navigateur, éléments de comparaison permettant de détecter les envois en double, et, le cas échéant, le motif d'une mise en quarantaine.

Ces contrôles n'impliquent ni la constitution d'un profil, ni le recours à un prestataire de détection tiers.

Données produites lors du suivi de votre demande

Votre demande est enregistrée dans un outil de gestion privé (« back-office »), accessible au seul exploitant. Nous y ajoutons :

• le statut de votre demande (nouvelle, à qualifier, contactée, rendez-vous prévu, proposition envoyée, acceptée, refusée, sans suite), l'historique de ses changements et leur date ;
• des indicateurs de gestion : lue ou non lue, archivée ou non, placée en quarantaine ou non, date prévue d'anonymisation ;
• des notes internes relatives à nos échanges avec vous (par exemple : date d'un appel, éléments précisés lors d'un rendez-vous). Ces notes sont rédigées de manière objective et ne contiennent aucune appréciation sans rapport avec votre projet ; elles vous sont communicables au titre de votre droit d'accès ;
• le cas échéant, le contenu de nos échanges ultérieurs avec vous (courriels, comptes rendus, propositions commerciales) ;
• le suivi des e-mails envoyés au sujet de votre demande : type d'e-mail, statut de l'envoi, nombre d'essais, date d'envoi, identifiant attribué au message par notre prestataire d'envoi et, en cas d'échec, la dernière erreur technique (qui ne contient aucune donnée personnelle).

E-mails envoyés au sujet de votre demande

Les e-mails décrits ci-dessous sont envoyés au nom de Hapsis Web Studio, par l'intermédiaire de notre prestataire d'envoi d'e-mails, Brevo (rubrique « Destinataires et sous-traitants »). Aucun n'est un message de prospection commerciale.

• Alerte interne à l'exploitant. À l'arrivée d'une nouvelle demande, l'exploitant peut recevoir une alerte par e-mail. Elle ne contient que la référence de la demande, le ou les types de besoin, la date de réception et un lien vers le back-office, dont la consultation exige une connexion. Elle ne contient ni votre nom, ni vos coordonnées, ni le texte de votre demande. Cette alerte peut être désactivée par l'exploitant.
• Confirmation de votre demande. Aucun e-mail ne vous est envoyé automatiquement lorsque vous envoyez le formulaire. Après un premier échange avec vous, l'exploitant peut vous adresser, une seule fois, un e-mail confirmant la prise en charge de votre demande. Pour cet envoi, notre prestataire reçoit votre adresse électronique, vos prénom et nom (en tant que destinataire) et la référence de votre demande ; le message lui-même ne reprend que votre prénom et cette référence. Votre demande passe alors au statut « contactée ».

Si vous répondez à ces e-mails ou nous écrivez par courriel, vos messages sont reçus et conservés dans la messagerie électronique de l'exploitant, hébergée par OVH SAS.

Avant l'envoi, chaque e-mail transite par une file d'attente technique enregistrée dans la base de données du back-office ; cette file ne contient que l'identifiant de l'envoi, et non vos données.

Le back-office utilise également des données relatives à l'administrateur (identifiants de connexion, cookie de session, e-mails de sécurité de son compte, comme la réinitialisation du mot de passe) : elles ne concernent pas les visiteurs du Site.

Nous n'utilisons pas vos coordonnées pour vous adresser de la prospection commerciale (lettre d'information, offres promotionnelles). Si nous souhaitions le faire un jour, nous vous demanderions au préalable votre accord, au moyen d'une case distincte, facultative et non cochée par défaut. Vos données ne sont jamais utilisées à une autre fin que celles listées ci-dessus.

Absence de décision entièrement automatisée

Aucune décision produisant des effets juridiques à votre égard ou vous affectant de manière significative n'est prise sur le seul fondement d'un traitement automatisé (article 22 du RGPD). Les contrôles de sécurité peuvent :

• bloquer temporairement un envoi lorsque la limite de fréquence est atteinte : un message vous en informe et vous indique une adresse électronique de contact pour transmettre votre demande autrement ;
• placer une demande en quarantaine : elle n'est pas supprimée, mais mise à part pour vérification. L'exploitant examine les demandes en quarantaine au moins une fois par semaine et rétablit celles qui sont légitimes, avant leur suppression automatique au bout de 30 jours.

Destinataire interne. Vos données sont destinées au seul exploitant, qui exerce seul et n'emploie pas de salarié.

Sous-traitants. Nous faisons appel à des prestataires techniques qui traitent des données pour notre compte, sur nos seules instructions, dans le cadre d'un contrat conforme à l'article 28 du RGPD. Ils ne sont pas autorisés à utiliser vos données pour leur propre compte.

Les journaux d'envoi conservés par Brevo comprennent notamment l'adresse du destinataire, l'objet du message, sa date et son heure d'envoi, ainsi que des données techniques telles que des adresses IP. Ils sont supprimés automatiquement au bout d'un mois. Le contenu des messages n'y est pas conservé. Les ouvertures et les clics éventuels ne sont comptabilisés que de manière anonyme, sans être rattachés à votre adresse.

Autorités. Vos données peuvent être communiquées aux autorités administratives ou judiciaires lorsque la loi l'impose ou sur réquisition régulière.

Aucune cession. Vos données ne sont ni vendues, ni louées, ni cédées, ni mises à disposition de tiers à des fins commerciales.

Nous conservons vos données le temps nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, puis nous les supprimons ou les anonymisons.

Anonymisation. Anonymiser une demande consiste à supprimer, de manière irréversible, toutes les informations permettant de vous identifier directement ou indirectement : identité, coordonnées, entreprise, commune, textes libres, notes internes et adresse IP. Ne subsistent que le ou les types de besoin, la tranche de budget, le mois de réception et le statut final, qui ne vous concernent plus personnellement.

Sauvegardes. Le serveur qui héberge le Site et la base de données du back-office est sauvegardé automatiquement par notre hébergeur, une fois par jour. Cette sauvegarde est une copie de la machine entière, conservée en France dans le même centre de données que le Site, et remplacée chaque jour par la suivante : les données supprimées ou anonymisées n'y subsistent que jusqu'à ce remplacement. Elle n'est utilisée qu'en cas d'incident ; en cas de restauration, les suppressions et anonymisations déjà effectuées sont appliquées de nouveau.

Vous pouvez demander l'effacement de votre demande avant l'expiration de ces durées (rubrique « Vos droits et leur exercice »).

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées aux risques (article 32 du RGPD), notamment :

• le chiffrement des échanges entre votre navigateur et le Site (protocole HTTPS) ;
• un accès au back-office réservé au seul exploitant, protégé par un mot de passe robuste et une double authentification ;
• la mise à jour régulière du serveur et des logiciels, un pare-feu et une supervision du serveur ;
• une sauvegarde quotidienne du serveur, réalisée par notre hébergeur et conservée sur d'autres serveurs de son centre de données ;
• des contrôles automatiques contre les envois abusifs (validation des données côté serveur, limitation de fréquence, champs pièges, horodatage, calcul de vérification, détection des doublons, quarantaine) ;
• des courriels de notification interne limités au strict nécessaire : ils ne contiennent ni vos coordonnées ni le texte de votre demande, consultables uniquement dans le back-office ;
• l'anonymisation et la suppression automatiques des données à l'expiration des durées indiquées ci-dessus.

Aucun système n'étant infaillible, nous ne pouvons garantir une sécurité absolue. En cas de violation de données présentant un risque pour vos droits et libertés, nous la notifierons à la CNIL dans les conditions de l'article 33 du RGPD et, si ce risque est élevé, nous vous en informerons dans les conditions de l'article 34.

Le Site, la base de données du back-office, ses sauvegardes et la messagerie de l'exploitant sont hébergés en France : ils ne donnent lieu à aucun transfert hors de l'Union européenne.

Notre prestataire d'envoi d'e-mails, Brevo, héberge les données de ses clients dans l'Union européenne (France et Belgique). Il indique toutefois que certains de ses propres sous-traitants peuvent accéder à ces données, ou les traiter, depuis des pays situés hors de l'Union européenne, notamment pour la maintenance de son service, son assistance technique ou la protection de son réseau : des sociétés de son groupe établies aux États-Unis et en Inde, ainsi que des prestataires établis aux États-Unis. Ces transferts sont encadrés, selon le cas :

• par la décision d'adéquation de la Commission européenne du 10 juillet 2023 relative au cadre de protection des données UE-États-Unis (« Data Privacy Framework »), pour les sociétés américaines qui y ont adhéré ;
• par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne (article 46 du RGPD), le cas échéant accompagnées de mesures complémentaires ;
• pour l'un de ces prestataires, par des règles d'entreprise contraignantes (article 47 du RGPD).

Un traceur est une information lue ou déposée sur votre appareil (ordinateur, téléphone, tablette) lors de la consultation d'un site : cookie, mais aussi stockage local du navigateur ou script de calcul. La loi impose de recueillir votre consentement avant tout traceur, sauf pour ceux qui sont strictement nécessaires au fonctionnement du service que vous demandez ou à la communication électronique (article 82 de la loi Informatique et Libertés).

Le Site n'utilise aucun traceur soumis à consentement : ni mesure d'audience, ni publicité, ni bouton de partage, ni vidéo, carte ou autre contenu provenant d'un site tiers. Les polices de caractères et toutes les autres ressources sont servies depuis le serveur du Site. C'est pourquoi aucun bandeau de consentement ne vous est présenté.

Le Site utilise uniquement les traceurs strictement nécessaires suivants, exemptés de consentement :

Si nous venions à utiliser d'autres traceurs, cette rubrique serait mise à jour et, lorsque la loi l'exige, votre consentement serait recueilli au préalable.

Vos droits

Vous disposez des droits suivants sur vos données :

• Droit d'accès (article 15 du RGPD) : obtenir la confirmation que nous traitons des données vous concernant, et une copie de ces données, y compris des notes internes de suivi.
• Droit de rectification (article 16) : faire corriger des données inexactes ou compléter des données incomplètes.
• Droit à l'effacement (article 17) : obtenir la suppression de vos données, notamment si vous ne souhaitez plus donner suite à votre demande. Ce droit peut être limité lorsque la conservation est nécessaire au respect d'une obligation légale (par exemple comptable) ou à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice.
• Droit à la limitation (article 18) : obtenir le « gel » temporaire de vos données, par exemple le temps de vérifier une contestation de leur exactitude.
• Droit d'opposition (article 21) : vous opposer, pour des raisons tenant à votre situation particulière, aux traitements fondés sur notre intérêt légitime, c'est-à-dire aux traitements de sécurité. Nous pouvons poursuivre ces traitements si nous justifions de motifs légitimes et impérieux, notamment la protection du Site contre les attaques, ou si les données sont nécessaires à la défense de droits en justice.
• Droit à la portabilité (article 20) : recevoir, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, les données que vous nous avez fournies par le formulaire (fichier au format JSON), et les transmettre à un autre prestataire. Ce droit s'applique aux données traitées pour l'étude de votre demande et l'exécution d'un contrat ; il ne s'applique pas aux données techniques de sécurité.
• Directives post mortem (article 85 de la loi Informatique et Libertés) : définir des directives relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication de vos données après votre décès, et désigner une personne chargée de leur exécution.

Aucun de nos traitements ne repose sur votre consentement : la question du retrait du consentement ne se pose donc pas.

Comment exercer vos droits

Pour faciliter le traitement de votre demande, indiquez si possible la référence de votre demande (affichée à l'écran de confirmation) ou l'adresse électronique utilisée dans le formulaire. Nous ne vous demanderons un justificatif d'identité qu'en cas de doute raisonnable sur votre identité (article 12, paragraphe 6, du RGPD), et dans la limite de ce qui est nécessaire.

L'exercice de vos droits est gratuit. Nous vous répondons dans un délai d'un mois à compter de la réception de votre demande. Ce délai peut être prolongé de deux mois, compte tenu de la complexité ou du nombre de demandes ; nous vous en informerions alors dans le premier mois, en précisant les motifs du report (article 12, paragraphe 3, du RGPD).

Réclamation auprès de la CNIL

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), autorité de contrôle compétente en France (article 77 du RGPD) :

• en ligne : www.cnil.fr/fr/adresser-une-plainte ;
• par courrier : CNIL, Service des plaintes, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07.

Les champs obligatoires du formulaire sont signalés comme tels au moment de la saisie. Il s'agit :

• du choix d'au moins un besoin ;
• de la question signalée comme obligatoire pour certains besoins (par exemple, le processus à améliorer ou la tâche à simplifier) ;
• de la description de la difficulté rencontrée et, sauf si vous avez choisi « Je ne sais pas encore », du résultat attendu ;
• de vos prénom, nom, commune, adresse électronique et numéro de téléphone.

Ces informations sont nécessaires pour comprendre votre besoin et vous recontacter rapidement par le moyen le plus adapté. Leur fourniture n'est imposée par aucun texte ; elle conditionne l'étude de votre demande, préalable à toute proposition (article 13, paragraphe 2, e, du RGPD). Si un champ obligatoire n'est pas renseigné, la demande ne peut pas être envoyée.

Les autres informations (entreprise, préférence de contact, budget, échéance, contraintes, informations complémentaires et la plupart des questions propres à chaque besoin) sont facultatives : ne pas les fournir n'empêche pas l'envoi de votre demande, mais peut nous conduire à vous poser davantage de questions lors de notre premier échange.

Nous pouvons modifier la présente politique, notamment pour tenir compte d'une évolution du Site, de nos prestataires ou de la réglementation. La date de dernière mise à jour figure en tête du document. En cas de modification importante (nouvelle finalité, nouveau destinataire, transfert hors de l'Union européenne, nouveau traceur), nous l'indiquerons de manière visible sur le Site avant son entrée en vigueur. Une modification ne permet pas d'utiliser des données déjà collectées pour une finalité incompatible avec celle pour laquelle elles l'ont été.

Les versions antérieures de la présente politique sont conservées et peuvent vous être communiquées sur demande.

Pour toute question relative à la présente politique ou au traitement de vos données :

Les mentions légales du Site précisent l'identité de l'éditeur et de l'hébergeur.